ESocial em 4 meses?! Você acredita?

Empresas têm só quatro meses para se adaptar ao e-Social

Entre os objetivos do e-Social está o de eliminar a necessidade de passar informações em duplicidade

Leone Farias

A Receita Federal vai dar, a partir de janeiro, um passo a mais no processo de informatizar sua relação com os contribuintes. Isso porque nessa data entrará em vigor o e-Social, sistema de escrituração digital por meio do qual todas as companhias terão de passar, de forma unificada, suas informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias para o Fisco. 

Especialistas aconselham as empresas a atentarem para a questão, já que faltam pouco mais de quatro meses para a entrada em vigor do sistema. “Ainda não há muitos contribuintes preocupados com isso”, diz a advogada tributarista Valéria Zotelli, sócia do escritório Miguel Neto Advogados.

Porém, há motivos para se preocupar. Isso porque haverá a necessidade de padronização e unificação dos cadastros. “As informações sobre a folha de pagamento, incluindo todos os funcionários, e os dados sobre a retenção de pagamentos de serviços que hoje são apresentados a diferentes órgãos serão centralizadas”, afirma Fernanda Souza, gerente comercial da desenvolvedora de softwares tributários Easy-Way do Brasil.

Entre os objetivos do e-Social está o de eliminar a necessidade de passar informações em duplicidade – deve possibilitar a extinção de obrigações acessórias, como Caged, Rais, Dirf e Gefip. Isso deverá ser bem-vindo. Estudo do Banco Mundial estima que as companhias brasileiras gastam, em média, 2.600 horas anuais produzindo informações que são enviadas ao governo. 

No entanto, a gerente da Easy-Way assinala que, inicialmente, haverá o trabalho de sanear os cadastros e checar se não há divergências em números de inscrição, por exemplo, do PIS dos funcionários ou a ausência de dados básicos, por exemplo, datas de nascimento e documentos dos dependentes dos empregados. Isso sem contar a necessidade de sistema de informática para atender a exigência de escrituração digital de todos os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais.

CONTROLE

Ao mesmo tempo em que pode simplificar os processos de prestação de informações, o e-Social aperfeiçoará o controle da Receita Federal sobre as empresas. Esse é um processo que já se iniciou há sete anos com o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal. “O governo já tem diversas ferramentas e o e-Social será mais uma delas”, cita Frederico Enguel da Silva, coordenador do departamento de tributos do escritório Rocha, Calderon e Associados. 

Porém, agora o Fisco poderá cruzar as informações, por exemplo, em relação à folha de pagamento, de forma mais ágil e notificar quem passa dados com algum erro, assinala Valéria Zotelli. “Cada dia que passa as empresas precisam se preocupar com a exatidão das informações”, afirma. 

Isso exigirá atenção redobrada com práticas adotadas – o chamado jeitinho brasileiro – que não estão dentro das regras, mas que, até agora, poderiam passar despercebidas. Quem não cumpre suas obrigações trabalhista e previdenciária deverá se preparar para que não seja penalizado, alerta Roberto Chaves Tonetti, sócio do escritório Duarte e Tonetti.

EMPREGADOS 

Ao mesmo tempo em que deve facilitar os controles da Receita Federal, contribuindo para aumentar a arrecadação do governo e também simplificar a rotina administrativa das empresas, o e-Social deve trazer benefícios aos trabalhadores. Isso porque há a expectativa de que eles tenham a possibilidade de acompanhar melhor, por meio da internet, se seus direitos estão sendo respeitados.

“(O sistema) é positivo até mesmo para os empregados, uma vez que os mesmos passarão a ter acesso a uma nova e robusta base de dados, tendo à disposição todas as informações contratuais e recolhimentos de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)”, concorda a gerente comercial da Easy-Way do Brasil, Fernanda Souza. 

Frederico Enguel da Silva, coordenador do departamento de tributos do escritório Rocha, Calderon e Associados, assinala que, atualmente, quando o FGTS é depositado pelos patrões, o funcionário só vai conseguir ver no sistema da Caixa Econômica Federal dali a dois meses. Com a unificação, a tendência é que haja bem mais agilidade no acesso à informação. Isso também será uma forma de o próprio trabalhador acompanhar de perto como estão sendo feitos os recolhimentos. 

Fonte: Coad

ESocial - entrevista com Auditor-Fiscal do Trabalho do Trabalho

Em entrevista ao RH Mais, José Alberto Maia, Auditor-Fiscal do Trabalho e Coordenador do Grupo de Trabalho eSocial do Ministério do Trabalho e Emprego (GT-eSocial-MTE), fala sobre as motivações do governo, aponta caminho para as empresas e faz uma reflexão sobre todos que tem a ganhar com o projeto do Governo Federal. Confira:

LG Sistemas: Por que a iniciativa de criar o eSocial?

José Alberto Maia: Veja bem, existe um problema sério no Brasil com relação ao custo para o cumprimento das de todas as obrigações fiscais e trabalhistas. Diante desse problema, o estado brasileiro adotou uma política de desenvolver um projeto para simplificar e baratear o cumprimento dessas obrigações. Nesse sentido, foi instituído em 2007 um sistema público de escrituração digital (SPED). Um projeto do Estado (não é de nenhum órgão específico). É um decreto, para que se desenvolvam sistemas que simplifiquem o cumprimento de todas essas obrigações. Diversos sistemas foram criados com essa finalidade. De 2009 para 2010, a Receita Federal teve a iniciativa de fazer um sistema para simplificar a captura das informações referentes às folhas de pagamento, seria uma ideia de modificar a GFIP. Como se tratava de folha de pagamento, achou-se por bem convidar outros entes que também utilizam a folha de pagamento como insumo para seus processos para que fosse possível reduzir um número muito maior de obrigações por parte do empregador. Então, chamou-se o ministério do trabalho, o INSS e a CAIXA para participar do desenvolvimento desse projeto.

Com o ingresso do MTE, do INSS e da CAIXA, houve uma mudança muito grande no escopo do projeto inicial da receita, que seria apenas para pegar informações da folha de pagamento dos trabalhadores. Com o ingresso desses entes, se viu que se poderia reduzir um número muito maior de obrigações se fossem coletadas informações da folha de pagamento e de outros eventos trabalhistas também relevantes que ocorrem na vida laboral. Nesse sentido, houve uma modificação grande no escopo do projeto e ele se tornou bem mais do que só uma folha de pagamento digital e bem mais do que só atender as demandas da receita, e sim, de todos esses órgãos. Isso foi o que acarretou a mudança do nome do projeto de folha digital para eSocial.

Com a mudança do escopo do projeto, se viu que se poderia simplificar muito mais obrigações do que aquelas previstas inicialmente, o que motivou o governo a desenvolver esse projeto foi simplificar as obrigações trabalhistas e fiscais e baratear, diminuir o custo dessas obrigações. Incialmente foi essa a motivação do Estado.

LG Sistemas: A previsão para entrada em vigor do eSocial é janeiro de 2014. Acredita que essa previsão se manterá?

José Alberto Maia: Esse cronograma ainda está em vigor. Ainda há uma expectativa que a gente consiga colocar em produção, como previsto, apenas para alguns grupos de empresas e ainda assim por partes, a partir de janeiro de 2014.

LG Sistemas: Quais os benefícios do eSocial para o MTE? E para os trabalhadores?

José Alberto Maia: A gente poderia resumir os objetivos do eSocial em quatro, de forma que fica bem caracterizado quais são os benefícios.

O primeiro objetivo é garantir o direito dos trabalhadores. Para compreendermos esse objetivo, precisamos entender o que é o eSocial de fato. Na verdade, o eSocial nada mais é do que uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas. Acontecem diversos eventos no decorrer da vida laboral, da relação de trabalho. Todos esses eventos podem ser registrados, pelo menos os eventos relevantes, todos os quais deverão surtir algum efeito jurídico. Esses eventos já são registrados. O que vai acontecer com o eSocial é que esses eventos serão registrados de uma nova maneira e serão guardados de forma segura pelo Estado, assegurando seus efeitos jurídicos. Esse é o primeiro evento e o maior beneficiado é o trabalhador.

Como segundo objetivo, que foi aquele que ensejou inicialmente o desenvolvimento do projeto, temos a simplificação do cumprimento dessas obrigações e a consequente diminuição do custo do cumprimento dessas obrigações. Nesse segundo objetivo, se vê muito nitidamente que o maior beneficiário é o empregador brasileiro.

O terceiro objetivo que deve ser perseguido com esse projeto é a melhoria da qualidade das informações prestadas. Agora, essas informações serão prestadas por um canal único, que vai permitir que essas informações sejam melhor trabalhadas e que elas sejam prestadas de uma forma mais segura e de melhor qualidade. Com isso, teremos uma melhoria muito grande nas informações que são prestadas e o maior beneficiário nesse objetivo nitidamente é o Estado, que vai ter informações de melhor qualidade para a tomada de suas decisões.

Por fim, o quarto objetivo do eSocial é, na verdade, aumento da arrecadação, que vai decorrer com essa mudança de processo. Vai haver melhoria dos processos das empresas, o que vai acarretar menos erros e vai ser mais simples cumprir a obrigação, então mais empresas vão conseguir cumprir com as obrigações em função desse aumento da facilidade. Além do que, vai ser mais fácil de detectar qualquer inadimplência. Será muito mais fácil de impedir a ocorrência de fraude e de sonegação. Acarretará, necessariamente, em uma diminuição da informalidade, e com tudo isso, seria atingido esse quarto objetivo que é o aumento da arrecadação, por um aumento da base, sem necessariamente onerar mais os empregadores.

LG Sistemas: Quais são as atividades que podem ser antecipadas pelas empresas para minimizar os impactos na entrada de produção?

José Alberto Maia: Todos os eventos trabalhistas relevantes serão enviados para o eSocial por meio de arquivos xml. Esses arquivos serão validados pelo sistema para poderem ser recebidos. Nesse sentido, é importante que, desde já, todas as empresas façam um trabalho de saneamento de seus cadastros. Ou seja, uma retificação das informações que constam em seus arquivos com relação às informações de seus trabalhadores. Então, se você tem um trabalhador que informou seu PIS, seu CPF e seus dados cadastrais de forma errada, com certeza, quando você for enviar essas informações para o eSocial, essas informações serão criticadas e vai gerar erros. Seria, então, muito interessante que as empresas já fizessem um trabalho de saneamento de seus cadastros para que quando vierem a ter que transmitir esses eventos, já não tenha muito mais coisas para consertar.

O eSocial prevê basicamente duas formas de prestação dessas informações: uma voltada pra os pequenos empregadores e outra para o restante das empresas. Para os pequenos, serão geradas páginas web voltadas especificamente para cada tipo de empregador, por meio das quais as informações serão prestadas. Após isso, esse aplicativo web vai gerar os arquivos para o eSocial e transmiti-los.

Já as empresas maiores não vão fazer uso desses portais, porque elas não vão entrar de novo em um sistema web pra prestar todas as informações que ela já prestou por meio de seus sistemas institucionais. Então, as empresas terão que adaptar os seus sistemas institucionais para que eles façam a geração desses arquivos xml, referentes a cada evento e façam a transmissão. Nesse sentido, essas empresas já podem se adaptar, fazendo um estudo dos seus sistemas para adaptá-los, principalmente a partir da divulgação do leiaute, para que eles estejam adaptados a gerar esses arquivos de eventos já no formato que vai ser requisitado a partir da implantação do sistema.

Sendo assim, essas duas tarefas – atualizações dos dados dos funcionários e adequação dos sistemas institucionais de folha de pagamento – as empresas já podem começar para que não sejam pegos de calças curtas quando as obrigações entrarem em vigor.

LG Sistemas: Depois que passar essa fase inicial de saneamento de cadastros e de início do projeto, acha que vai mudar muito a rotina de gestão de pessoas? Ou não, pode até facilitar?

José Alberto Maia: Eu acho as duas coisas. Para aquelas empresas que tem problemas em seus processos, que não trabalham da forma correta, vai modificar para uma melhoria muito grande. O que a gente imagina é que com a nova sistemática de prestação de informações, as empresas terão que se organizar e trabalhar de forma muito mais correta. Você não vai mais poder fazer como eventualmente se faz hoje, que você deixa para se organizar apenas no final do mês, quando for fazer a folha. Você vai ter que trabalhar correto todo dia, de forma a trabalhar de forma organizada. Eu acredito que essa mudança do processo vai ser uma grande contribuição do eSocial para as empresas, que terão que começar a trabalhar de forma mais organizada, mais simples e que vai dar uma margem muito menor a erros. Então, eu acredito que vai haver sim uma grande mudança nos processos das empresas, mas uma mudança para melhor e que vai ser mais rápido de se trabalhar.

José Alberto Maia é Auditor-Fiscal do Trabalho e Coordenador do Grupo de Trabalho eSocial do Ministério do Trabalho e Emprego (GT-eSocial-MTE).